Un sistema de Gestión es simplemente la estructura que se dá a
la organización para que esta pueda desarrollar su labor.
En la economía clásica se hablaba de la especialización del
trabajo como la herramienta para alcanzar la mayor productividad,
sin embargo, en el entorno moderno he detectado que la mejor forma
de obtener la eficiencia y eficacia en la productividad, lejos de
la especialización, se encuentra en la integración de procesos, en
la integralidad de las personas y en las soluciones integrales.
Este nuevo término "integral" es parte activa de las economías
modernas, y en nuestro enfoque hacia la Calidad es aún más
importante ya que la Calidad en una organización se encuentra en
función de la optimización. Es decir, hacer que todo funcione de
una forma en la que se minimicen los recursos y se maximicen las
utilidades (óptima).
Los sistemas de Gestión se encontraban divididos según el área
de acción dentro de la organización, es decir, S.G. financiera,
S.G. de la producción, S.G. de la Calidad; etc. sin embargo, a la
luz de la realidad que se vive, que se encuentra en permanente
cambio y cuya tendencia es la optimización, sólo es viable para una
organziación hablar del sistema de gestión, donde se asegure un
mismo sistema para todos los procesos, donde se aseguren unos
objetivos y metas organizacionales, y el cuál se mueva en busca de
objetivos comunes por caminos comunes (Sistema de Gestión Integral)
y no como ruedas sueltas dentro de la misma organización.
Tambien podemos definir un sistema de gestión como la manera cómo la organización dirige y controla
las actividades de su negocio que están asociadas con la calidad. Se
debe hacer un sistema NO sólo para certificación, se debe preguntar qué
aspectos de la organización están asociados con la calidad.
Este
sistema comprende la estructura organizacional, conjuntamente con la
planificación, los procesos, los recursos, los documentos que
necesitamos para alcanzar los objetivos de la organización para proveer
mejoramiento de productos y servicios y para cumplir los requerimientos
de nuestros clientes.
Un SGC no es sólo para las
grandes empresas, puede ser manejado para todo tipo de negocio y en
todos los aspectos de la gestión así como mercadeo, en las actividades
de ventas y gestión financiera. Sin embargo, es decisión de cada
organización, el alcance del SGC y que procesos incorpora.
Es
importante que este sistema, no resulte en una burocracia excesiva o en
exceso de papelería, tampoco debería impedir la flexibilidad de las
organizaciones.
Todas las organizaciones ya
tienen una estructura de gestión y esta debería ser la base en la que el
SGC es construido.Muchas veces podemos encontrar que ya cumplimos con
los requerimientos de los estándares pero que no sabíamos que lo
hacíamos.
Una normativa cualquiera (por ejemplo:
ISO 9001) va a definir lo que debemos cumplir como organización, pero la
manera cómo lo hagamos es facultad de cada organización. Se debe
aplicar un SGC para:
- El mejoramiento de un rendimiento de nuestro negocio, de la productividad.
- Enfrentarnos más claramente a los objetivos de nuestro negocio y a las expectativas de nuestros clientes.
- Alcanzar y mantener la calidad de nuestros productos y servicios.
- Mejorar la satisfacción del cliente.
- Tener confianza que la calidad está siendo alcanzada y mantenida.
- Proveer evidencia a nuestros clientes actuales y potenciales de que nuestra organización está haciendo bien las cosas.
- Abrir oportunidades de mercado.
- Tener la oportunidad de competir, con las mismas bases, con organizaciones mucho más grandes que la nuestra
- Finalmente recordemos una premisa FUNDAMENTAL, Debería ser una decisión estratégica de la organización
Integración: Unificación, en terminología
organizacional se habla de integración como la optimización de
procesos que busquen la eficiencia y la eficacia.
Sistema de Gestión: estructura de la
organización, corresponde al como se va a desarrollar la atividad
de la organización.
